LAPORAN
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Analisis Sistem Informasi
Eksekutif di PT. HM Sampoerna Tbk.
Disusun Oleh :
Khilmi Maghfuri
(4115056)
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI
DARUL ‘ULUM JOMBANG
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji dan syukur ke
hadirat Allah SWT, karena atas ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan ini. Maksud dan tujuan dari penulisan laporan ini adalah
untuk memenuhi persyaratan kelulusan mata kuliah Sistem Informasi Eksekutif
pada Jurusan Sistem Informasi di Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum
Jombang.
Penulis merasa bahwa dalam menyusun
laporan ini masih menemui beberapa kesulitan dan hambatan, di samping itu juga
menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak
kekurangan-kekurangan lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan
kritik yang membangun dari semua pihak.
Menyadari penyusunan laporan ini
tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada: Bapak Endang
Kurniawan. selaku Dosen Pengampu tugas laporan pada Jurusan Sistem Informasi di
Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, yang telah meluangkan
waktunya untuk memberikan bantuan dan bimbingan dengan ikhlas dan penuh rasa
sabar.
Akhir kata, semoga Allah SWT
senantiasa melimpahkan karunia-Nya dan membalas segala amal budi serta kebaikan
pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan ini dan semoga
tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Jombang, 09 November 2017
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Maraknya peristiwa kerugian yang
dialami oleh suatu komunitas masyarakat karena kerusakan lingkungan hidup
tempat mereka tinggal akibat beroperasinya suatu perusahaan makin menimbulkan
sinisme masyarakat terhadap keberadaan suatu perusahaan. Apakah perusahaan
memang didirikan semata-mata hanya untuk mengejar keuntungan, yaitu keuntungan
para pemegang sahamnya dan mengabaikan kepentingan masyarakat sekitar dan
lingkungan hidup di mana perusahaan menjalankan aktivitas bisnisnya? Apa
sebenarnya yang menjadi tujuan didirikannya suatu perusahaan?
Dari asal katanya, ‘company’ (perusahaan) berasal dari dua kata dalam
bahasa Latin (‘cum’ dan ‘panis’) yang berarti memecahkan roti bersama-sama.
Karena itu, ide asli dari pembentukan suatu perusahaan sebenarnya memiliki
konotasi komunal/sosial. Dari asal kata tersebut, menarik menyimak pendapat
Dave Packard (co-founder dari Hewlett Packard Company) mengenai
tujuan berdirinya suatu perusahaan:
“I think many people assume, wrongly, that a
company exist simply to make money. While this is an important result of a
company’s existence, we have to go deeper and find the real reasons for our
being. As we investigate this, we inevitably came to the conclusion that a
group of people get together and exist as an institution that we called a
company so that they are able to accomplish something collectively that they
could not achieve separately – they make contribution to the society, a phrase
which sounds trite but is fundamental.”
Karena itu, sebenarnya, berdirinya
suatu perusahaan tak terlepas dari peran perusahaan tersebut terhadap masyarakat
sekitarnya. Seperti dikatakan oleh B. Tamam Achda, memang diakui
bahwa di satu sisi sektor industri atau korporasi skala besar telah
banyak memberikan kontribusi bagi pertumbuhan ekonomi
nasional tetapi
di sisi lain, eksploitasi sumber-sumber daya
alam oleh industri telah menyebabkan terjadinya degradasi
lingkungan yang parah. Hal inilah yang menjadikan penulis mengambil PT.
HM. Sampoerna Tbk. sebagai bahan analisis sistem informasi eksekutif ditinjau
dari peranan teknologi informasi dan manajemen pada perusahaan tersebut.
1.2
Tujuan Penulisan
(Studi Kasus 1):
1.
Memahami
peranan teknologi informasi, terutama untuk memenangkan persaingan dan
mengembangkan perusahaan.
2.
Melihat
aplikasi riil penerapan teknologi informasi pada beberapa perusahaan global.
3.
Memahami
penerapan teknologi informasi yang berbasis pada measurement, experimentation, sharing, dan replication.
(Studi Kasus 2)
1.
Mengetahui
peran Sistem Teknologi Informasi dalam mengembangkan Manajemen Strategis.
2.
Mempelajari
pentingnya divisi Teknologi Informasi dalam menjalankan proses bisnis di
beberapa perusahaan dan aplikasinya.
3.
Mengetahui
pentingnya peran CIO dalam suatu perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Peran Teknologi Informasi
dalam Bisnis
Saat ini penerapan teknologi
informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam
upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan
dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh
selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi
dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi
Informasi Perusahaan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut : Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi
landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain
sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
1. Aplikasi yang sifatnya mendasar
(utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai
urusan utilisasi sumber daya Perusahaan antara lain sistem penggajian, sistem
akuntansi & keuangan dan lain-lain.
2. Aplikasi Teknologi Informasi yang
sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan
proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi
Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen TI sering kali dipandang
sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang
tanpa bisa menghasilkan
uang, hal inilah yang kadang menjadi
problematik tersendiri bagi departemen TI di perusahaan. Terkadang banyak
perusahaan memandang sebelah mata akan peran TI dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk
mengukur seberapa besar TI berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam
perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang
akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi
dalam Perusahaan. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan
para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan
kerja, misalnya pada penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).
ERP adalah salah suatu paket piranti
lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam
mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan
tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory
yang lebih rendah serta menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang
efektif.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan
dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize
risk
Setiap bisnis memiliki risiko,
terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal
dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang
berada di luar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah
tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti
forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko
bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam
mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai
katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan
pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan
dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional.
3.
Add Value.
Peranan selanjutnya dari teknologi
informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan
akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi
lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi
terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu
menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya.
Berbagai konsep e-business semacan ecommerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain
sebagainya, pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Dalam lingkungan konvensional,
hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan TI
dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan
perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan seperti ini TI memiliki
pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan
semakin luasnya pemanfaatan TI di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada
lagi pemisahan antara TI dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua
strategi kompetitif harus memiliki TI sama halnya dengan memiliki marketing,
produsen dan keuangan.
Strategi TI membantu manager untuk
mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi
menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri.
Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi TI dan perencanaan IT.
Strategi TI merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan
bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan TI dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang
eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur
IT.Perencanaan TI pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem
Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik
untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong
untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi.
Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem
Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan
keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi
untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif
untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi TI diperlukan sebagai :
1. pengetahuan mengenai teknologi baru;
2. membantu dalam perencanaan taktis
dan strategis;
3. dibahas dalam diskusi perusahaan,
dan
4. memahami kelebihan dan kekurangan
teknologi.
Semakin berkembangnya peranan
teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk
menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk
itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang
terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi
untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan
Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen SI/TI.
Sistem dan Teknologi Informasi
sebagai Enabler menuntut perusahaan / organisasi untuk
mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya
melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai
peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola
teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri, dimana TI
mendukung perusahaan/organisasi pada level :
1. Strategik : relevan dengan target
pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan.
2. Taktis : diperlukan untuk mencapai
rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses.
3. Operasional : proses dan aksi yang
harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja.
2.2 Keterkaitan Bisnis dengan
SI/TI
1.
Melakukan sinergi antara external dan internal domain.
2.
Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan
internal.
3.
Domain TI : Strategi untuk TI harus terlihat pada external
domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI.
4.
TI enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak
hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
5.
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan: Strategi bisnis dan
strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
6.
Operasional bisnis dan infrastruktur TI : Hubungan antara
administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat
dilaksanakan.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Profil PT. HM. Sampoerna Tbk.
PT Hanjaya Mandala Sampoerna Tbk.
(Sampoerna) merupakan perusahaan rokok terkemuka Indonesia. PT. HM. Sampoerna
memproduksi sejumlah kelompok merek rokok kretek yang dikenal luas, di
antaranya Sampoerna A, Sampoerna Kretek, Sampoerna , serta “Raja Kretek” yang legendaris Dji Sam Soe.
Tujuan perusahaan tersebut adalah
untuk menawarkan pengalaman merokok terbaik kepada perokok dewasa di Indonesia.
Hal ini yang dilakukan dengan senantiasa mencari tahu preferensi perokok dewasa
dan memberikan produk yang dapat memenuhi ekspektasi mereka. Perusahaan bangga
atas reputasi yang perusahaan raih dalam hal kualitas dan inovasi, serta standar
tata kelola PT. HM. Sampoerna yang tinggi.
Pada akhir tahun 2015, Sampoerna
memiliki pangsa pasar sebesar 35% di pasar rokok Indonesia, berdasarkan hasil
Nielsen Retail Audit Results Full Year 2015. Sembari menantikan hasil kinerja
Sampoerna di tahun 2016, kepemimpinan Sampoerna terus dijalankan oleh Dewan
Direksi dan tim manajemen berpengalaman yang memadukan bakat-bakat terbaik
untuk memimpin sekitar 29.500 karyawan Sampoerna dan juga anak-anak perusahaannya.
Selain itu, Sampoerna juga bekerja sama dengan 38 unit Mitra Produksi Sigaret
(MPS) yang berada di berbagai lokasi di Pulau Jawa dalam memproduksi Sigaret
Kretek Tangan (SKT) yang secara keseluruhan memiliki sekitar 41.900 karyawan.
Perusahaan menjual dan mendistribusikan rokok melalui 106 kantor area penjualan
di seluruh Indonesia.
Tahun 2016 merupakan tahun yang
istimewa bagi Sampoerna, ditandai dengan hari ulang tahun yang ke-103. Dalam
dua tahun terakhir, beberapa tonggak penting tercapai, termasuk ekspansi
kapasitas produksi di Karawang, Jawa Barat yang ditujukan untuk ekspor ke
berbagai negara di Asia Pasifik dan Eropa. PT. HM. Sampoerna berkomitmen untuk
menghadirkan praktik terbaik secara efektif sekaligus mengembangkan warisan
sejarah Sampoerna selama lebih dari 100 tahun di Indonesia.
Sebagai salah satu produsen rokok
terkemuka di Indonesia, Sampoerna bangga pada tradisi dan filosofi yang menjadi
dasar kesuksesan perusahaan yang didukung dengan merek-merek yang kuat serta
karyawan-karyawan terbaik, sambil terus berinovasi untuk masa depan yang lebih
gemilang.
3.2 Analisis Perusahaan
3.2.1 Studi Kasus 1
A. Peranan Teknologi Informasi
Teknologi informasi memiliki peranan
yang sangat penting untuk meningkatkan keberhasilan sebuah bisnis. Peranan
utama teknologi informasi adalah membuat proses bisnis lebih terintegrasi,
lebih cepat, tepat, dan informasi yang dibutuhkan selalu tersedia pada saat
dibutuhkan. Perusahaan tanpa teknologi informasi akan jauh tertinggal dari
perusahaan lainnya, sehingga sekarang tanpa disadari teknologi informasi sudah
melekat di semua lini perusahaan. Menurut Brynjolfsson ada empat pendekatan
suksesnya IT terhadap sebuah perusahaan :
1.
Measurement
Dengan mempelajari data yang
diperoleh melalui pemanfaatan IT, perusahaan bisa mempunyai pengetahuan yang
lebih baik mengenai pelanggan, proses bisnis, kualitas produk dan celah dari
rantai pasok mereka. Sehingga perusahaan bisa terus meningkatkan kinerjanya.
Experiment berdasarkan halaman web
digunakan oleh para perusahaan tersebut untuk melihat respon dari pelanggan
mereka, sehingga perusahaan dapat memilih page untuk webnya yang optimal dimana
respon dari pengunjung cukup bagus.
Dengan berkembangan IT , berbagi informasi dan
knowledge menjadi lebih mudah. Dengan kemudahan berbagi informasi ini
diharapkan perusahaan dapat melahirkan inovasi-inovasi yang tentunya dapat
mendukung perkembangan bisnis perusahaan.
Dengan pemanfaatan IT, keunggulan
proses bisnis dapat di replikasi untuk semua area bisnis atau store lain,
sehingga dapat memperbaiki sistem secara menyeluruh dari bisnis perusahaan.
Dengan melakukan replikasi sistem informasi ke semua store, perusahaan mendapat
keunggulan di semua network perusahaan.
Bagi PT. HM. Sampoerna, teknologi
sistem informasi memiliki peranan penting bagi kemajuan perusahaan tersebut.
Pertama, dapat cepat merespons perubahan resep rokok, seluruh informasi data
dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Sedangkan yang kedua,
ketika seorang staf memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di
kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu
hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung
memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi
persetujuan.
B. Penerapan Implementasi TI real di Perusahaan Global
Sebagian besar perusahaan besar di
Indonesia telah meyakini bahwa peranan sistem informasi dan teknologi (SI/TI)
dapat menjadikan segala kegiatan operasional dalam perusahaan menjadi lebih
mudah dan cepat.
Perkembangan sistem dan teknologi
informasi yang sangat cepat sekarang ini, dapat membuat dunia bisnis dan
tingkat persaingan akan semakin meningkat, sehingga menjadikan sistem dan
teknologi informasi (SI/TI) tersebut memegang peranan penting bagi perusahaan
dalam mencapai tujuan.
Keberhasilan mengimplementasikan
sistem TI tak lepas dari permasalahan. TI harus direncanakan dengan hati-hati
dan dilaksanakan dengan mengikuti petunjuk kesuksesan TI dari perusahaan.
Beberapa langkah dalam metode SDLC (system development life cycle)
untuk membeli paket software, antara lain:
1.
Langkah pembelian dalam tahap
definisi
a)
Analisis
kelayakan
Langkah ini menentukan apakah rencana sistem ini ekonomis
dan menguntungkan. PT. HM Sampoerna menilai apakah sistem yang dirancang lebih
menguntungkan membuat atau membeli dari vendor.
b)
Mendefinisikan
keperluan
Langkah ini sangat penting pada pendekatan SDLC. SDLC menyampaikan
spesifikasi secara detail apa yang harus dilakukan dari sistem pada waktu
tertentu input harus diterima, input harus dijual, proses harus dilakukan, dan
pelaksanaan harus meyakinkan. Mendefinisikan keperluan harus lengkap,
akurat,dan detail karena akan digunakan untuk mendesain program dan dapat
menentukan kualitas program. PT. HM Sampoerna memerlukan waktu beberapa tahun
dalam mengumpulkan dan mengukuhkan apa yang diperlukan TI.
c)
Menciptakan
short list dari paket
Dalam membangun TI pada PT. HM Sampoerna, konsultan membantu
perusahaan dalam beberapa bagian project. Perusahaan juga menggunakan internet,
yellow pages, dan brosur.
d)
Menerapkan
kriteria untuk seleksi
Dalam tahap ini, baik tim bisnis dan tim TI harus dapat
bekerja bersama untuk menentukan kriteria yang relevan untuk paket dan vendor
yang terbaik untuk perusahaan.
e) Memilih
paket
1.
HM Sampoerna memilih paket Oracle.
2.
Tahap konstruksi
3.
Tahap Implementasi
Keputusan perusahaan untuk menggunakan phasing strategy
sangat tepat karena karakteristik dari PT. HM Sampoerna sebagai perusahaan yang
sangat besar dengan sistem yang sangat luas dan kompleks. Karena strategi ini
menggunakan waktu yang lama.
Langkah dari tahap ini adalah:
·
Pemasangan
Tahap pemasangan pada SDLC
memerlukan rencana pemasangan, data cleanup, dan perubahan. Faktor kunci
kesuksesan dari pemasangan paket sistem adalah kualitas dari vendor selama
tahap ini berlangsung.
·
Pelaksanaan
HM Sampoerna mempunyai kemudahan untuk memperoleh dukungan
dari vendor ketika timbul masalah.
·
Pemeliharaan
HM Sampoerna juga memikirkan faktor
ini meskipun pemeliharaan merupakan tugas dari vendor sebelum paket diganti.
Untuk mempersiapkan diri menghadapi hal yang terburuk, PT. HM Sampoerna
menyusun rencana kuat yang terpisah untuk devisi TI dengan memberikan kesempatan
lebih untuk para karyawan memperdalam pengetahuan tentang sistem dan keahlian
TI yang lain, sehingga ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap
vendor.
Meskipun penerapan TI ini sudah
direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan
perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan
paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian
terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas
pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk
melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna,
dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga
perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri.
Gambar 3.1 Halaman
Utama PT HM. Sampoerna Tbk (www.sampoerna.com)
C. Pendekatan Teknologi
Informasi
Brynjolfsson menyebutkan ada 4 cara untuk
memanfaatkan teknologi TI yang dimiliki perusahaan. Apakah cara lain yang dapat
perusahaan lakukan untuk meningkatkan keuntungan strategis mereka dengan
pemberdayaan teknologi IT?
Sangat banyak cara penerapan TI
dalam perusahaan. TI digunakan hampir diseluruh lini perusahaan, sehingga
hampir seluruh proses yang dilakukan perusahaan dari hulu ke hilir dapat
menerapkan IT. Brynjolfsson memperkenalkan 4 cara pendekatan implementasi TI ke
dalam perusahaan, yaitu melalui :
1. Pengukuran (measurement)
Metode ini menyatakan bahwa
perusahaan dapat mengukur aktivitas pelanggannya menggunakan teknologi
informasi, sehingga dengan mudah perusahaan dapat menentukan strategi bisnis
yang akan dipakai.
2. Eksperimen
(experimentation)
Perusahaan terkadang membutuhkan percobaan langsung ke
pelanggan terkait dengan fitur produk atau jasa yang akan diluncurkan.
Teknologi informasi memberikan kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa
dikatakan tahapan ini merupakan langkah berikutnya setelah dilakukan
pengukuran.
3.
Berbagi (sharing)
Terkadang hanya inovasi-inovasi besar yang diumumkan di muka
publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup. Teknologi informasi
membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang paling
sederhana sampai inovasi yang memiliki nilai komersial tinggi. Inovasi
sederhana belum tentu akan memberikan dampak sederhana juga untuk kelangsungan
perusahaan, terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan
benefit tinggi.
4. Replikasi (replication)
Teknologi informasi akan tinggi nilai gunanya jika sesuai
dengan alur sistem perusahaan. Perusahaan yang mampu menerapkan teknologi
informasi yang sesuai, tentu saja dapat meningkatkan kinerja mereka. Tidak
semua lini bisnis perusahaan berbeda nyata, sehingga dimungkinkan terjadi
sharing informasi antar perusahaan. Dua perusahaan yang karakteristiknya mirip
dapat saling meniru teknologi informasi.
Metode-metode
di atas memberikan pemahaman bahwa teknologi informasi dapat digunakan melalui
banyak cara, tidak hanya keempat cara tersebut, berikut beberapa contoh lainnya
:
1. Aliansi Strategis
Aliansi dua perusahaan atau lebih dalam menghasilkan suatu
produk bukan hanya bisa meringankan beban anggaran dan mempersingkat waktu,
tetapi juga mempercepat proses produksi.
Praktik aliansi akan memberikan efek positif pada produk
yang dihasilkan, produk tetap inovatif, dan diharapkan mampu meraih perhatian
khalayak.
Aliansi membantu perusahaan untuk mentransformasikan
operasinya dan memperoleh akses pada berbagai sumber-sumber baru teknologi,
pasar dan wawasan yang mungkin sulit dipelajari sendiri. Berbagai bentuk
aliansi seperti penggabungan (merger), peleburan (consolidation), dan
pengambilalihan (acquisition) menjadi pilihan strategis untuk memperkuat
kinerja perusahaan.
Ada beberapa alasan utama yang menjadi motivasi aliansi
strategis. Alasan – alasan tersebut adalah sebagai berikut:
a.
Untuk
meningkatkan dalam pemasaran global. Contohnya ketika perusahaan mobil Ford
beraliansi dengan Mazda Motor Corp. untuk meraih pangsa pasar Asia.
b.
Nilai
tambah atau perluasan pada lini produk perusahaan.
c.
Perluasan
distribusi dan menyediakan akses pada material.
d.
Untuk
mengatasi mahalnya biaya research and development, yang merupakan beban bagi
perusahaan untuk melakukan terobosan-terobosan baru.
e.
Mengembangkan
dan meningkatkan operasi, fasilitas dan proses serta menyediakan akses pada
kapabilitas, pengetahuan baru, dan teknologi baru.
f.
Menurunkan
risiko dan mengatasi ancaman-ancaman dalam persaingan.
g.
Untuk
mempercepat inovasi dan pengenalan produk baru.
h.
Untuk
mengatasi integrasi beberapa teknologi.
i.
Untuk
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempertahankan posisinya.
j.
Untuk
mewujudkan pemenuhan kebutuhan selera konsumen yang beragam sehingga perusahaan
akan semakin dekat dengan konsumennya.
Dari sisi strategis, PT. HM.
Sampoerna diakuisisi oleh Philip Morris International Inc. sebesar 98% saham PT
HM Sampoerna, dengan nilai transaksi hampir Rp 19 Triliun pada bulan Mei 2005
demi mendapatkan omset sekitar Rp 9 Triliun.
Philip Morris International Inc.
adalah perusahaan tembakau internasional, merupakan bagian dari Altria Group
Inc., yang berkantor pusat di Lausanne, Swiss. Memiliki lebih dari 60 pabrik
dan jaringan bisnis di 160 negara. Didukung oleh lebih dari 80 ribu karyawan.
Produk unggulannya: Marlboro, L&M, Virginia Slims, Basic dan Parliament.
Saat ini menguasai 14,5% pangsa pasar rokok internasional. Tahun 1981-2005,
volume produksi rokoknya bertumbuh dari 249 miliar batang menjadi 805 miliar
batang. Pada 2004, pendapatan bersih yang dibukukan sebesar US$ 39,5 miliar,
pendapatan operasional perusahaan US$ 6,6 miliar.
2.
Research
and Development secara annual
Sistem perusahaan mungkin tidak akan
berubah secara drastis dalam jangka waktu panjang, namun dibutuhkan penyesuaian
secara berkala untuk menghadapi gejolak pasar dalam jangka pendek. Perusahaan
wajib terus mengembangkan teknologi informasi yang telah diterapkan untuk
mengimbangi perubahan ini. Kualitas bahan baku pada Sampoerna sudah dipercaya
baik karena sudah berdiri lebih dari seratus tahun. Produk-produk sampoerna
mampu bersaing dan menguasai pangsa pasar dengan ke empat perusahaan rokok lain
terbesar di Indonesia. Inovasi terbaru produk sampoerna mampu membuat daya
tarik tersendiri bagi peroko di Indonesia. PT HM SAMPOERNA memiliki tanggung
jawab sosial yang tinggi terhadap masyarakat sekitar. Terbukti dari adanya tim
Sampoerna Rescue(SAR) peduli bencana alam dan mendirikan sekolah bisnis bernama
Sampoerna School of Business dan Akademi Putera Sampoerna Foundation.
3.
Konsultasi Sistem Bisnis
Pada prinsipnya, konsultasi wajib
dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan, namun khusus untuk teknologi
informasi, konsultasi dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Sistem yang
terintegrasi menuntut kerjasama seluruh pelaku bisnis, dan harus diperkuat
dengan peranan akademisi untuk menentukan inovasi terkini terkait sistem
tersebut.
4.
Pengontrolan Sistem down and up
Sistem yang baik wajib mengolah data
yang benar dengan proses yang benar juga, sehingga didapatkan informasi yang
sebenar-benarnya. Pengontrolan sistem berfungsi untuk mencegah terjadinya
pemasukan data yang salah.
Operasional PT. HM. Sampoerna
sehari-hari tidak hanya meliputi produksi rokok, tetapi juga mencakup cara
perusahaan berbisnis dan berinteraksi dengan dunia di luar kantor perusahaan,
baik secara lokal ataupun global.
Salah satu tujuan utama PT. HM.
Sampoerna adalah menjadi perusahaan yang bertanggung jawab secara sosial, di
tingkat lokal maupun global. Di setiap negara tempat produk dijual, perusahaan
dipandu oleh prinsip dasar yang sama:
1. HM. Sampoerna menyampaikan dampak
serius merokok terhadap kesehatan. Perusahaan menganjurkan regulasi tembakau
yang efektif, berdasarkan bukti serta berlandaskan pada prinsip pengurangan
bahaya.
2. HM. Sampoerna mendukung pelaksanaan
dan pemberlakuan tegas ketentuan yang mengatur usia minimum pembelian produk
tembakau. Perusahaan juga bekerja sama erat bersama pengecer dan mitra lain
untuk menerapkan program pencegahan merokok di kalangan anak dan remaja.
3. HM. Sampoerna bekerja sama dengan
pembuat kebijakan, lembaga penegak hukum, dan pihak pengecer untuk memerangi
perdagangan ilegal rokok palsu dan selundupan.
Perusahaan menerapkan kebijakan dan
program untuk menjalankan operasi yang mendukung keberlanjutan, termasuk
mengurangi penggunaan sumber daya alam, menurunkan emisi karbon, mendaur ulang
serta mengurangi limbah. Perusahaan bekerja sama dengan petani dan pemasok
untuk mengembangkan pertanian tembakau yang berkelanjutan.
Melalui program Agricultural Labor
Practices (ALP/Praktik Tenaga Kerja Pertanian), perusahaan bekerja sama dengan
pemasok dan petani, lembaga masyarakat, dan pemerintah untuk mengatasi masalah
pekerja anak dan pelanggaran lainnya tentang ketenagakerjaan terkait dengan
mata rantai pasokan.
HM. Sampoerna berkontribusi untuk
meningkatkan kehidupan masyarakat lokal di mana perusahaan beroperasi dan
menghasilkan tembakau dengan membantu masyarakat melalui kegiatan sosial,
kegiatan sukarela, dan dukungan terhadap berbagai lembaga nirlaba.
3.2
Studi Kasus 2
- Manajemen Strategik
Gambar 2 Siklus Manajemen Strategik
Manajemen strategi merupakan suatu
proses sebagai panduan utama untuk mengalokasikan seluruh sumber daya pada
organisasi dengan tetap menjaga sumber daya manusia dalam kondisi yang terbaik
(Hunton et. al, 2004). Sedangkan Gluck et. al (1999) menjelaskan bahwa
manajemen strategi merupakan suatu konsep yang berkembang, di mana hal ini
dapat dilihat dari perkembangan yang semula berasal dari perencanaan keuangan
yang kemudian berubah menjadi perencanaan berbasis ramalan, dan kemudian
menjadi manajemen strategi.
Menurut pandangan Wheelen dan Hunger
(2004), manajemen strategi merupakan perkembangan lebih lanjut dari kebijakan
bisnis. Perbedaan dari manajemen strategi dengan manajemen bisnis adalah :
kebijakan bisnis lebih pada kegiatan manajerial umum yang berorientasi dan
cenderung melihat pada sisi internal organisasi dengan tujuan untuk
mengintegrasikan semua aktifitas manajerial yang ada. Sedangkan manajemen
strategi merupakan serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang
menentukan kinerja organisasi dalam jangka panjang. Manajemen strategik
memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan dengan kebijakan bisnis.
Wheelen dan Hunger (2004) menyatakan bahwa manajemen
strategi mencakup empat elemen yang meliputi :
(1). Pemindaian lingkungan (environmental scanning),
(2). Perumusan strategi (strategy formulation),
(3). Penerapan strategi (strategy implementation), dan
(4). Evaluasi dan pengendalian (evaluation and control).
Sedangkan
manfaat dari manajemen strategi menurut Wheelen dan Hunger (2004) adalah:
(1). Pemahaman yang lebih baik atas visi organisasi,
(2). Fokus yang lebih tajam pada apa yang secara strategis
lebih penting bagi organisasi,
(3). Meningkatkan pemahaman akan situasi yang terus berubah
dengan cepat.
PT. HM. Sampoerna juga teguh
menjalankan program tata kelola perusahaan yang baik dan ditujukan untuk
melindungi seluruh pemangku kepentingan Sampoerna. Komitmen tersebut diwujudkan
dengan mengembangkan dan menjaga standar kepatuhan, perilaku tanggung jawab dan
integritas yang tertinggi di seluruh lapisan organisasi Sampoerna.
Sampoerna menetapkan standar
kepatuhan dan integritas yang sangat tinggi dalam menjalankan usaha. Aturan
berperilaku (code of conduct) yang diterapkan pada seluruh afiliasi Philip
Morris International Inc., termasuk Sampoerna, dikomunikasikan kepada seluruh
karyawan Sampoerna. Program pelatihan diadakan secara berkala dan partisipasi
karyawan diawasi dengan seksama.
- Peran Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik
Teknologi
Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk
memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai
cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk
pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk
mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan
komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi
digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
Terdapat
tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan
melakukan otomatisasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua,
meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna
pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan
keunggulan kompetitif organisasi dengan mengubah gaya dan cara berbisnis (Ward
and Peppard, 2002).
Perencanaan
strategis Teknologi Informasi mempelajari pengaruh Teknologi Informasi terhadap
kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah
strategis. Selain itu, perencanaan strategis Teknologi Informasi juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi Teknologi Informasi dengan strategi bisnis, bahkan
mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward &
Peppard, 2002).
Beberapa
karakteristik dari perencanaan strategis Teknologi Informasi antara lain adalah
adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan
strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan
pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi
pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).
- Peran CIO dalam Suatu Perusahaan
CIO merupakan salah satu eksekutif
tingkat puncak perusahaan, bertanggung jawab atas salah satu area fungsional
utama jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerja sama
dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis
strategis menyatukan informasi sebagai sumber daya yang perlu digunakan untuk
mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis
untuk sumber daya informasi (McLead dan Schell, 2004). Di dalam buku
“Information Systems Management in Practice”, Ralph Sprague beserta rekannya
Barbara McNurlin menjabarkan bahwa setidaknya ada lima fungsi utama CIO di
sebuah perusahaan (Sprague et.al., 1993), yaitu:
- Memahami Bisnis; tugas pertama
dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran
direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail
bisnis yang digeluti perusahaan.
- Membangun Citra Divisi; tugas
kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun
kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini
sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa
penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di
masa mendatang, bukan saat ini
- Meningkatkan Mutu Penggunaan
Teknologi; melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk
meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment),
seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar
dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian
program-program pelatihan (training) yang
bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan
tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.
- Mencanangkan Visi Teknologi
Informasi; tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi
perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang. Seorang
eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.
- Pengembangan Sistem Informasi;
misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di
atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem
informasi perusahaan, yang terdiri dari komponen-komponen seperti
software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur,
standar, dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus
dapat mengutilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat ini
secara optimum, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang.
PT HM Sampoerna Tbk. Mempunyai visi
terkandung dalam “Falsafah Tiga Tangan”. Falsafah tersebut mencerminkan
lingkungan usaha dan peranan Sampoerna di dalamnya. Masing-masing dari ketiga
”Tangan” tersebut mewakili: perokok dewasa; karyawan dan mitra bisnis; serta
masyarakat luas. Ketiganya merupakan pemangku kepentingan Sampoerna dalam
mencapai visi sebagai perusahaan paling terkemuka di Indonesia. Kami menjangkau
ketiga pihak ini dengan cara sebagai berikut:
1. Menyediakan produk-produk
berkualitas tinggi bagi perokok dewasa dengan kategori harga pilihan mereka
Sampoerna berkomitmen penuh untuk
memproduksi rokok berkualitas tinggi dengan harga yang wajar bagi perokok
dewasa. Ini dicapai melalui penawaran produk yang relevan dan inovasi untuk
memenuhi selera perokok dewasa yang dinamis.
2. Memberikan kompensasi yang
kompetitif dan lingkungan kerja yang baik bagi karyawan dan membina hubungan
baik dengan mitra usaha
Karyawan adalah aset terpenting
Sampoerna. Kompensasi, lingkungan kerja dan peluang yang baik untuk
pengembangan karir dan diri adalah kunci utama dalam membangun motivasi dan
produktivitas karyawan. Di sisi lain, mitra usaha Sampoerna juga berperan penting
dalam keberhasilan Perseroan dan kami mempertahankan kerja sama yang erat
dengan mereka untuk memastikan vitalitas dan keberlangsungan mereka.
3. Memberikan sumbangsih kepada
masyarakat luas.
Kesuksesan Sampoerna tidak terlepas
dari dukungan masyarakat di seluruh Indonesia. Dalam mewujudkan tanggung jawab
sosial perusahaan dan kontribusi Perusahaan, kami memfokuskan pada kegiatan
Akses terhadap Pendidikan, Peluang Ekonomi, Pemberdayaan Perempuan, serta
Tanggap Bencana dan Kesiapsiagaan.
Selain itu, PT HM. Sampoerna Tbk.
juga mempunyai misi yaitu menawarkan pengalaman merokok terbaik kepada perokok
dewasa di Indonesia. Hal ini PT HM Sampoerna Tbk. lakukan dengan senantiasa
mencari tahu keinginan konsumen, dan memberikan produk yang dapat memenuhi
harapan mereka. PT HM Sampoerna Tbk. bangga atas reputasi yang PT HM Sampoerna
Tbk. raih dalam hal kualitas, inovasi dan keunggulan.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari
semua analisis di atas, penulis menarik beberapa kesimpulan, yang meliputi:
1. Aplikasi sistem informasi eksekutif
yang ada pada PT. HM. Sampoerna Tbk. mempermudah dan mempercepat pencarian
informasi tentang persediaan barang, penjualan, marketing, dan sales
2. Aplikasi sistem informasi eksekutif
yang ada pada PT. HM. Sampoerna Tbk. mempermudah dan mempercepat proses
pembuatan laporan.
3. Mendukung kinerja PT. HM Sampoerna
dengan memberikan fasilitas aplikasi yang lengkap.
4. PT Sampoerna menjadikan Market
Sebagai Orientasi Untuk Membuat Strategy harus diyakini bahwa customer
merupakan raja sudah sepatutnya raja harus dipenuhi kebutuhannya dan
keinginannya.
5. Dengan manajemen yang tepat, PT. HM.
Sampoerna menjadi perusahaan manufaktur sigaret yang sukses.
4.2 Saran
1. Teknologi informasi membuat top
management mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat karena data
perusahaan dapat diakses setiap waktu.
2. Teknologi informasi dibutuhkan dalam
seluruh proses bisnis tanpa kecuali, sehingga sudah menjadi keharusan untuk
mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaan.
3. Peningkatan efektivitas dan
efisiensi perusahaan dapat dilakukan dengan pemberdayaan teknologi informasi
dengan hasil yang signifikan.
4. Peningkatan sumber daya manusia yang
telah direncanakan supaya dapat bersaing dengan perusahaan sigaret yang lain.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2008. Penerapan IS Bank Mandiri. http://lestanto.blogspot.com/2008/09/penerapan-is-bank-mandiri.html [25 Februari 2012]
Anonim. 2009. Peranan TI Dalam Organisasi Perusahaan. http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/ [25 Februari 2012]
Anonim. 2011. PT SAMPOERNA berserta software-softwarenya. http://georgetimothy.blogspot.co.id/2011/10/pt-sampoerna-berserta-software.html [24 Januari 2017]
Earl, E. Peter.2002. Information, Opportunism and
Economic Coordination. Cheltenham
Kirom, Juli Misbakhul. 2014. Implementasi Model Sistem pada Perusahaan PT HM Sampoerna. http://julimkirom.wordpress.com/2014/02/20/implementasi-model-sistem-pada-perusahaan-pt-hm-sampoerna/ [24 Januari 2017]
O’Brien JA, 2007. Management Information Systems :Managing Information Technology in
the E-Business Enterprises. 10th Edition, Irwin Inc. Boston, 2007.
O’Brien JA. 2007. Management Information Systems :Managing Information Technology in
the E-Business Enterprises. 10th Edition, Irwin Inc. Boston, 2007.
McLead, Jr Raymond dan George
P. Schell.2004. Management Informastion System,
9th edition. Prentice Hall, Inc.
Mengko, Richard, 2001. Memanfaatkan Teknologi Informasi: Pentingkah hal ini bagi generasi
mendatang?. http://www.lppm.itb.ac.id/bp/august/2001/
suplement.htm [25
Februari 2012]